Что делать, если на аптечном складе обнаружили просрочку: алгоритм из 7 шагов + образцы документов (акты, уведомления поставщикам)

Дата обновления публикации: 13 декабря 2025 года.

Нормативная база: какие законы регулируют обращение с просрочкой

При работе с просроченными лекарственными средствами опирайтесь на:

• ФЗ № 61 «Об обращении лекарственных средств» (ст. 58: требования к уничтожению недоброкачественных ЛС);
• Постановление Правительства № 674 от 03.09.2010 (порядок уничтожения ЛС);
• Приказ Минздрава № 302н от 15.05.2012 (правила хранения и учёта ЛС);
• СанПиН 2.1.3684-21 (требования к утилизации медицинских отходов).

Важно: с 2026 года Росздравнадзор ужесточил контроль за обращением с просрочкой. Отсутствие актов об уничтожении или уведомлений поставщикам может стать основанием для штрафа до 300 000 руб. (ст. 14.43 КоАП РФ).

Подробнее о требованиях к хранению ЛС читайте в разделе «Руководство по организации аптечного склада».

Алгоритм из 7 шагов: что делать при обнаружении просрочки

1. Изолируйте товар: переместите просроченные ЛС в отдельную зону с пометкой «Забраковано. Не использовать».
2. Проведите инвентаризацию: составьте список всех просроченных позиций с указанием: наименования, серии, срока годности, количества.
3. Оформите акт о выявлении просрочки: укажите дату обнаружения, ФИО ответственных, перечень товаров.
4. Уведомьте поставщика: направьте письменное уведомление с требованием забрать товар или компенсировать стоимость.
5. Согласуйте способ утилизации: выберите между возвратом поставщику или уничтожением через лицензированную организацию.
6. Оформите акт об уничтожении: если утилизация проводится на месте, составьте документ по форме из Постановления № 674.
7. Внесите данные в учётные системы: обновите 1С, ФГИС МДЛП, журналы учёта.

Рекомендация: храните все документы (акты, уведомления, договоры на утилизацию) минимум 5 лет — они потребуются при проверках.

Образцы документов: акты и уведомления поставщикам

Ключевые документы:

• Акт о выявлении просроченных ЛС: включает:

  дату и место составления;
  ФИО и должности членов комиссии;
  перечень товаров с сериями и сроками годности;
  причину списания (просрочка).

• Уведомление поставщику: содержит:

  реквизиты вашей организации и поставщика;
  ссылку на договор поставки;
  список просроченных товаров;
  требование о возврате/компенсации;
  срок для ответа (обычно 10 дней).

• Акт об уничтожении ЛС: оформляется по форме из Приложения № 2 к Постановлению № 674.

Где взять шаблоны: скачайте готовые формы в разделе «Документы для аптечного склада». Адаптируйте их под свою организацию.

Типичные ошибки при работе с просрочкой и как их избежать

• Отсутствие изоляции товара: просроченные ЛС остаются на общих стеллажах. Решение: выделите отдельную зону с чёткими маркировками.
• Неправильное оформление актов: нет подписей членов комиссии или перечня товаров. Решение: используйте шаблоны из Постановления № 674.
• Задержка уведомления поставщика: письмо отправляют через месяц после обнаружения просрочки. Решение: направляйте уведомление в течение 3 дней.
• Утилизация без акта: ЛС выбрасывают как обычный мусор. Решение: заключайте договор с лицензированной организацией на уничтожение.
• Неполный учёт: данные не вносятся в ФГИС МДЛП. Решение: проверяйте журналы учёта ежедневно.

Важно: при проверке Росздравнадзор запрашивает не только акты, но и доказательства отправки уведомлений поставщикам (почтовые квитанции, электронные подтверждения).

Реальные кейсы: как предприниматели решали проблему просрочки

Кейс 1: склад в Нижнем Новгороде (2024 год)

Проблема: во время плановой инвентаризации на аптечном складе в Нижнем Новгороде обнаружили 15 упаковок антибиотика с истёкшим сроком годности. Товар находился на хранении уже 6 месяцев — его не выявили вовремя из-за высокой загруженности персонала и отсутствия системы автоматизированного контроля сроков. Для компании это создавало двойной риск: во-первых, штраф до 200 000 руб. по ст. 14.43 КоАП РФ за нарушение правил хранения лекарственных средств; во-вторых, потерю доверия ключевых поставщиков, с которыми были заключены долгосрочные контракты на поставку препаратов. Убытки от возможного штрафа и репутационных потерь могли достичь 500 000 руб.

Решение: руководство действовало строго по алгоритму: сначала изолировало просроченный товар в карантинную зону с пометкой «Забраковано. Не использовать», затем сформировало комиссию для составления акта о выявлении просрочки. В течение 2 рабочих дней подготовили и направили поставщику официальное уведомление с требованием забрать продукцию. Поставщик согласился на возврат, но поставил условие: предоставить акт о выявлении с подписями всех членов комиссии и печатью организации. Компания оперативно собрала необходимые подписи и передала документы вместе с товаром.

Результат: через 10 дней поставщик вывез просроченные упаковки, а также компенсировал транспортные расходы в размере 15 000 руб. Лицензию на фармацевтическую деятельность сохранили, штрафа удалось избежать. При плановой проверке Росздравнадзор отметил «своевременное реагирование на нарушение и корректное оформление сопроводительных документов».

Урок: даже небольшая партия просрочки требует строгого соблюдения процедуры: изоляция, документирование, уведомление поставщика. Не откладывайте отправку уведомлений — это снижает риски штрафов и репутационных потерь. Внедрите систему автоматизированного учёта сроков годности, чтобы минимизировать человеческий фактор.

Кейс 2: склад в Краснодаре (2025 год)

Проблема: при приёмке новой партии товаров кладовщик обнаружил 3 коробки с вакцинами, срок годности которых истекал через 5 дней. Ситуация осложнялась тем, что по условиям договора с поставщиком возврат возможен только в случае выявления брака в течение 48 часов после поставки. Поскольку срок годности был указан на упаковке, но из-за некачественной печати его трудно было различить, формально это не считалось браком. Риск для компании был серьёзным: утилизация партии за счёт склада (стоимость — 450 000 руб.) и нарушение условий хранения вакцин, требующих строгого температурного режима. Это могло привести к потере лицензии и судебным искам со стороны поставщиков.

Решение: руководство решило пойти на переговоры с поставщиком. Подготовили пакет документов: фото упаковок с нечитаемым сроком годности, акт о выявлении просрочки, служебную записку с описанием обстоятельств. В письме поставщику аргументировали, что проблема возникла из-за низкого качества маркировки, а не по вине склада. После переговоров поставщик согласился забрать товар, но поставил условие: компания оплачивает логистику (30 000 руб.). Одновременно провели внутреннее расследование: выяснили, что приёмщик не проверил сроки годности из-за нехватки времени при разгрузке крупной партии. Внесли изменения в процесс приёмки — добавили обязательный этап проверки сроков с фиксацией в журнале.

Результат: через 3 дня поставщик вывез просроченные вакцины, компания оплатила транспортные расходы. Общие убытки составили 30 000 руб., что в 15 раз меньше потенциальной потери (450 000 руб.). При проверке инспектор отметил «грамотное урегулирование конфликтной ситуации и сохранение всей необходимой документации».

Урок: в спорных ситуациях используйте переговорные навыки и документальные доказательства. Иногда поставщик готов пойти на уступки, если вы докажете объективные причины (например, нечитаемая маркировка). Всегда фиксируйте доказательства: фото, акты, служебные записки. Оптимизируйте внутренние процессы, чтобы избежать повторения ошибок.

Кейс 3: склад в Перми (2024 год)

Проблема: во время плановой проверки Росздравнадзора на аптечном складе в Перми выявили 7 упаковок жаропонижающего препарата с истёкшим сроком годности. Хотя товар находился в «карантинной зоне», предназначенной для хранения бракованной и просроченной продукции, компания не оформила акт об уничтожении в установленные сроки. Это создавало серьёзный риск: штраф в размере 100 000 руб. по ст. 14.43 КоАП РФ и предписание о приостановке деятельности склада на 15 дней. Для бизнеса это означало бы потерю контрактов с 3 крупными аптечными сетями и ежемесячные убытки в размере 1 млн руб.

Решение: компания предприняла срочные меры:

1. сформировала комиссию и составила акт о выявлении просрочки с подписями всех членов и печатью организации;
2. заключила договор с лицензированной организацией на утилизацию лекарственных средств;
3. оформила акт об уничтожении по форме, утверждённой Постановлением № 674;
4. внесла данные о списании в ФГИС МДЛП и журналы учёта, обеспечив полную прозрачность операции.

Все действия были выполнены за 5 рабочих дней. Затраты на утилизацию составили 12 000 руб., включая услуги лицензированной организации и оформление документов.

Результат: инспектор принял предоставленные документы, штраф заменили предупреждением. Лицензия осталась в силе, приостановка деятельности не потребовалась. Компания сохранила контракты с ключевыми партнёрами и избежала убытков.

Урок: даже если просроченный товар находится в карантинной зоне, его необходимо своевременно утилизировать согласно нормативным требованиям. Отсутствие акта об уничтожении — грубое нарушение, которое может привести к серьёзным последствиям. Держите под рукой контакты лицензированных организаций для оперативной утилизации. Регулярно проверяйте сроки оформления документов, чтобы избежать претензий при проверках.

Что ещё учесть: 5 ключевых рекомендаций

1. Проводите регулярные инвентаризации: минимум раз в месяц проверяйте сроки годности. Используйте сканеры штрихкодов для автоматизации.
2. Обучайте персонал: проводите тренинги по выявлению просрочки и оформлению документов (бюджет — от 10 000 руб./год).
3. Автоматизируйте учёт: внедрите 1С или аналоги — это сократит ошибки на 40%.
4. Храните документы правильно: все акты и уведомления группируйте по датам, храните в отдельных папках минимум 5 лет.
5. Контролируйте поставщиков: включайте в договоры пункты о возврате просрочки и штрафах за нечитаемую маркировку.

Важно: при работе с вакцинами и наркотическими средствами требования к утилизации жёстче. Изучите специальные приказы Минздрава (например, № 1094н для НС и ПВ).

Подробнее о нормах хранения читайте в разделе «Требования к аптечному складу».